Materi UTS Sistem Informasi

1.    Sebutkan penggunaan data dan informasi yang dihasilkan

a.      Sebagai komponen utama atau penting dalam system informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.

b.     Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

c.      Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

d.      Menghindari terjadinya inkonsistensi data.

e.      Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

f.       Menyusun format yang standar dari sebuah data.

g.      Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara  bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

h.      Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

i.       Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

2.    Uraikan komponen - komponen yang digunakan pada perancangan

Komponen Sistem Informasi Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen- komponen berikut :

a.    Hardware, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data.

b.    Software, yaitu program dan instruksi yang diberikan kekomputer.

c.     Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

d.    Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif.

e.    Manusia, yaitu personil dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, operator dan bertanggungjawab terhadap perawatan sistem.

Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.

Pendapat Burch dan Grudnistki (1986), sistem informasi terdiri dari komponen-komponen diatas disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

a.    Blok Masukan. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen- dokumen dasar.

b.    Blok Model. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c.     Blok Keluaran. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

d.    Blok Teknologi. Tenlogi merupakan kotakalat (tool- box) dalam sistem informasi. Teknlogi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e.    Blok Basis Data. Basis Data (Data Base) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f.     Blok Kendali. Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Sedangkan menurut pendapat Davis (1995) sistem informasi maajemen terdiri dari elemen-elemen berikut :

a.       Perangkat keras komputer (hardware).

b.      Perangkat Lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan, program aplikasi.

c.       Database.

d.      Prosedur.

e.      Petugas pengoperasian.

3.    Jelaskan pendekatan – pendekatan yang digunakan untuk pemrograman sistem ditinjau dari:

a.       Metodologi yang digunakan

o   Klasik

Pendekatan klasik disebut juga pendekatan tradisional atau pendekatan konvensional adalah pendekatan dalam pengembangan system yang mengikuti tahapan-tahapan pengembangan system (system life cycle) tanpa dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Pendekatan klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan system informasi yang kini semakin kompleks, dan dapat menimbulkan permasalahan seperti:

-       Pengembangan perangkat lunak menjadi sulit.

-       Biaya perawatan atau pemeliharaan system menjadi lebih mahal.

-       Kemungkinan kesalahan system besar.

-       Keberhasilan system kurang terjamin.

-       Masalah dalam penerapan system.

o  Terstruktur

Pendekatan ini kemudian dikenal dengan pendekatan terstruktur telah dimulai dari awal tahun 1970-an. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangkan system sehingga didapatkan hasil akhir berupa system yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

Beberapa metodologi pengembangan system yang terstruktur telah diperkenalkan secara luas. Metodologi pengembangan system adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep perkerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan dalam mengembangkan suatu system informasi. Sedangkan metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Sebagian besar metodologi diperuntukkan untuk tahap desain saja, namun banyak juga yang dapati digunakan untuk tahap analisis.

b.      Sasaran yang akan dicapai

o  Sepotong (Piecemeal Approach) VS Sistem (System Approach)

Piecemal approach merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi saja. Kegiatan atau aplikasi yang dipilih tersebut, dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran organisasi secara keseluruhan. System approach memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintergrasi dari masing-masing kegiatan atau aplikasinya dan menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan.

c.       Menetukan kebutuhan dari sistem

o   Bottom-up Approach  (Atas Ke Bawah) VS Top-Down Approach (Atas bawah)

Pendekatan bottom-up dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional tempat transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksti tersebut. Pendekatan ini merupakan ciri-ciri pendekatan klasik. Jika pendekatan ini digunakan pada tahap analisis, disebut dengan data analysis, karena yang menjadi focus adalah data yang akan diolah terlebih dahulu.

Sedangkan pendekatan top-down sebaliknya dimulai dari level atas organisasi yaitu level perencanaan strategis. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi. Selanjutnya, dilakukan analisis kebutuhan informasi kemudian ke penentuan input, output, basis data, prosedur-prosedur operasi, dan control. Pendekatan ini merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. Jika pendekatan ini digunakan pada tahap analisis, disebut dengan decision analysis karena yang menjadi focus adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemn terlebih dahulu.

d.      Cara mengembangkannya

o   Total System Approach (Sistem Menyeluruh) VS Modular Approach (Modul)

Total system approach merupakan pendekatan pengembangan system serentah secara menyeluruh. Pendekatan ini sulit dilakukan untuk system yang komplek karena menjadi sulit untuk dikembangkan. Modular approach berusaha memecahkan system yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. System juga akan dapat dikembangkan sesuai dengan waktu yang direncanakan mudah dipahami oleh pemakai dan mudah untuk dipelihara.

e.      Teknologi yang digunakan

o  Great Loop Approach (Lompatan Jauh) VS Evolutionary Approach (Berkembang)

Great loop approach menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Hal ini mengandung risiko karena teknologi komputer begitu cepat berkembang dan tahun-tahun mendatang sudah menjadi using, investasinya juga mahal dan terlalu kompleks. Evolutionary approach menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi yang memerlukan saja saat itu dan akan terus dikembangkan untuk masa-masa selanjutnya mengikuti kebutuhan dan sesuai dengan perkembangan teknolgo yang ada.

Konsep pengembangan system terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik ini memang relative masih baru digunakan dalam mengembangkan system informasi terstruktur, permasalahan-permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari system akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan). Salah satu tools dan teknik dalam pengembangan system terstruktur adalah menggunakan DFD (Data Flow Diagaram).

4.    Jelaskan alat dan teknik yang digunakan di dalam pengembangan sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan  metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang berupa gambar atau grafik (nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menampilkan data.

Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut ini :

a.    HIPO diagram : Adalah alat dokumentasi program yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam system digambarkan oleh fungsi utamanya.

b.    Data flow diagram : Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan  atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

c.     Structured chart : Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodule dengan menunjukan hubungan elemen data dan elemen control anatara hubungan modulnya sehingga memberikan penjelasan lengkap dari system dipandang dari elemen data, elemen control, modul dan hubungan antar modulnya.

Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain :

a.    Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek.

b.    Teknik menemukan fakta (fact finding techniques), maitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpukan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. 

c.     Wawancara (interview), yaitu memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewe).

d.    Observasi (observation), yaitu pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisipsi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

e.    Daftar pertanyaan (questionnaires), yaitu suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih.

f.     Pengumpulan sampel (sampling), pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas.

g.    Teknik analisis biaya / manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost benefit analysis), teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem informasi.

h.    Teknik untuk menjalankan rapat,  selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat anatara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

i.      Teknik inspeksi / walkthrough, inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem.

Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain.

Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.

5.    Uraikan langkah - langkah didalam analisa sistem

Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut:

a.       Mengidentifikasi masalah (Indentify)

Identifikasi masalah merupakan langkah awal dari analisis sistem. Dalam tahap ini  didefinisikan masalah yang harus dipecahkan dengan munculnya pertanyaan yang ingin dipecahkan. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

-       Mengindentifikasikan penyebab masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya.

-       Mengidentifikasikan titik keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkansuatu proses menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

-       Mengidentifikasikan personil-personil kunci Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapatmenyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description).

b.      Memahami kerja sistem yang ada (Understand)

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

c.       Menganalisis sistem (Analyze)

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

d.      Membuat laporan (Report)

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah:

-       Analisis telah dilakukan.

-       Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.

-       Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen.

-       Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan.