BAB I Konsep Dasar
I. Konsep Dasar Sistem
1. Definisi Sistem :
Kumpulan unsur-unsur yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk menghasilkan tujuan2. Karakteristik Sistem :
Sifat-sifat khusus yang dimiliki oleh sistem
a. Komponen
Sistem
Suatu
sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang berarti
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
b. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan
Luar Sistem
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan merugikan.
d. Penghubung
Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lain.
e. Masukan
Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi
yang dimaksudkan supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Masukan sinyal
adalah energi yang di proses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran
Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g. Pengolah
Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan
merubah masukan menjadi keluaran.
h. Tujuan
Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan. Kalau suatu sistem tidak
mempunyai tujuan, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu:
Sistem Abstrak X Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologi yang menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem Komputer, Sistem Keuangan.
Sistem Alamiah X Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia. Contoh pada sistem alamiah sistem peredaran bumi.
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Contoh sistem robotika.
Sistem Deterministik X Sistem Probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang berinteraksi antara bagiannya yang dapat diprediksi secara pasti. Contoh sistem komputer.
Sistem probabilistik adalah sistem yang tidak bisa diprediksikan secara pasti. Contoh sistem terbuka.
Sistem Tertutup X Sistem Terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh tabung reaksi.
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh : sistem organisasi.
II. Konsep Dasar Informasi
1. Informasi
2. Siklus Informasi
3. Mutu Informasi
1. Informasi harus akurat : informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan.
2. Informasi harus tepat waktu : informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan.
3. Informasi harus relevan : informasi memiliki manfaat bagi penerimanya.
Nilai Informasi ditemtukan oleh 2 (dua) hal:
1. Manfaat dari informasi tersebut.
2. Biaya untuk mendapatkan informasi.
III. Konsep Dasar Sistem Informasi
1. Definisi Sistem Informasi
2. Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen :
2. Dapat mendukung kegiatan manajemen.
Yang termasuk ke dalam kegiatan manajemen adalah :
1. Perencanaan strategis
a. Proses
evaluasi lingkungan luar organisasi : harus mampu bereaksi terhadap
kesempatan-kesempatan dari lingkungan luar dan tanggap terhadap tekanan-tekanan
dari lingkungan luar.
b.
Penetapan tujuan
Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan
ditetapkan oelh manajemen tingkat atas didalam proses perencanaan strategis
yang bersifat jangka panjang.
c. Penentuan
strategis
Menentukan
tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk
mencapai tujuan-tujuannya.
Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien.
3. Pengendalian operasi
Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
BAB II
Tinjauan Umum Pengembangan Sistem
A. Perlunya pengembangan sistem
a. Ketidakberesan dalam sistem yang lama
menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang
diharapkan.
b. Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan
harus disusunnya sistem yang baru.
3. Adanya intruksi-intruksi (directives).
B. Prinsip pengembangan sistem
1) Sistem yang dikembangkan adalah untuk
manajemen.
2) Sistem yang dikembangkan adalah investasi
modal yang benar.
3) Sistem yang dikembangkan memerlukan orang
yang terdidik.
4) Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus
dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
Tahapan kerja dari pengembangan sistem :
Kebijakan & perencanaan sistem :
Adanya intruksi dari top manajer kepada bawahan bahwa perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan sistem. Di dalam perencanaan sistem perlu direncanakan terlebih dahulu mengenai :
a. Berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.
b. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.
c. Sudah siapkah personil-personil yang terlibat dalam pengembangan sistem tersebut.
Analisis sistem : mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
Desain sistem secara umum : tujuan utnuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
Desain sistem secara terinci : tujuan untuk memberikan gambaran secara terperinci kepada user tentang sistem yang baru.
Seleksi sistem : menyeleksi penggunaan software maupun hardware didalam penerapan sistem baru.
Implementasi sistem : menerapkan sistem informasi didalam satu organisasi atau perusahaan.
Perawatan sistem : tujuannya adalah untuk menjaga agar sistem informasi dapat digunakan dalam organisasi tersebut dalam jangka waktu yang cukup lama.
d. Pendekatan pengembangan sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem yaitu :
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan).
Pendekatan klasik adalah pendekatan di dalam pengembangan sistem yang mengikuti tahapan-tahapan di systems life cycle tanpa dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknon yang memadai. Sedangkan pada pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik supaya membuatnya berhasil.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai).
Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Sedangkan pada pendekatan sistem memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.
3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem).
Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini disebut juga denga data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan dioalh terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti data. Pendekatan atas-turun sebaliknya dimulai dari level atas organisasi yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini disebut juga dengan desicion analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhakn untuk pengambilan keputusan oleh manajeme terlebih dahulu. Kemudian data yang perlu diolah menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler dipandang dari cara mengembangkannya).
Pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Sedangkan pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan.
5. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan).
Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu saja.
BAB III
Kebijakan dan Perencanaan Sistem
Proses perencaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu:
1. Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi:
a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
b. Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.
Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.
Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :
- Pengendalian penjualan dan pemasaran.
- Pengendalian distribusi.
- Pengendalian produksi.
- Pengendalian keuangan.
- Pengendalian persediaan.
c. Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.
Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.
Contoh : Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :
- Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik.
- Meningkatkan volume penjualan.
- Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing
d. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem
Ada 3 faktor kendala :
- Masalah dana.
- Masalah waktu.
- Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut.
e. Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan
f. Membuat laporan perencanaan sistem
Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :
- Latar belakang organisasi.
- Proyek sistem informasi yang direncanakan.
- Sasaran pengembangan sistem informasi.
- Kendala di dalam pengembangan sistem informasi.
- Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi.
g. Meminta persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :
b. Mengumumkan proyek pengembangan sistem.
3. Mendefinisikan proyek-proyek yang dikembangkan, meliputi :
a. Melakukan studi kelayakan
Studi kelayakan : Suatu studi kana digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak
b. Menilai kelayakan proyek sistem
Kelayakan teknik : ketersediaan teknologi yang digunakan, ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan.
Kelayakan operasi : kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat, kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi.
Kelayakan jadwal : Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Kelayakan ekonomi : Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem, manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.
Kelayakan hukum : Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku
c. Membuat usulan proyek sistem
d. Meminta persetujuan manajemen
BAB IV
ANALISIS SISTEM
Langkah-langkahnya :1. Identify : mengidentifikasi masalah.
2. Understand : memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze : menganalisis sistem.
4. Report : membuat laporan hasil analisis.
1. Mengidentifikasi Masalah
a. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Misal terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut.
b. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut.
Contoh : penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan dibagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.
c. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.
2. Memahami Kerja dari Sistem yang Ada
1. Menentukan jenis penelitian.
2. Merencanakan jadwal penelitian.
3. Membuat penugasan penelitian.
4. Menbuat agenda wawancara.
5. Mengumpulkan hasil penelitian.
3. Menganalisis Hasil Penelitian.
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:
1. Kelemahan dari sistem lama tersebut.
2. Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen.
4. Membuat laporan Hasil Analisis.
Isinya adalah :
1. Alasan melakukan analisis sistem.
2. Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama.
3. Mengidentifikasi penyebab masalah.
4. Mengidentifikasi titik keputusan.
5. Menguraikan penelitian yang dilakukan.
6. Menguraikan hasil analisis.
7. Kesimpulan analisis.
BAB V
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
A. Wawancara
Wawancara Terstruktur digunakan teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dalam melakukan wawancara, selain membawa instrument sebagai pedoman untuk wawancara, maka pengumpul data juga dapat menggunakan alat bantu seperti tape recorder, gambar, brosur dan material lain yang dapat membantu pelaksanaan wawancara menjadi lancar.
Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.
Lima langkah persiapan wawancara :
1. Membaca materi latar belakang
Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website perusahaan. Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik.
2. Menetapkan tujuan wawancara
Gunakan informasi latar belakangyang Anda kumpulan serta pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanyakan. Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuat keputusan.
3. Memutuskan siapa yang diwawancarai
Saat memutusakan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orangorang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa dipengaruhi sistem.
4. Menyiapkan orang yang diwawancarai
Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.
5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan
Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara. Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara :
a) Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)
Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons.Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.
Beberapa contoh pertanyaan terbuka :
- Bagaimana pendapat Anda tentangkondisi bisnis ke bisnis ecommerce di peusahaan Anda ?
- Apa tujuan terpenting departemen Anda ?
- Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut akhirnya diproses ?
- Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?
- Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?
b) Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)
Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.
Beberapa contoh pertanyaan tertutup :
- Berapa lama dalam seminggu gudanginformasi proyek diperbaharui?
- Rata-rata berapa kali panggilan yangditerima pusat panggilan setiap bulannya ?
- Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda Formulir keluhan konsumen, Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website, Interaksi tatap muka dengan konsumen
Barang yang dikembalikan konsumen.
- Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.
- Siapa yang menerima masukan ini ?
Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan :
- Adakah Anda menggunakan web untukmenampilkan informasi bagi vendor?
- Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?
- Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan?
Struktur-struktur pertanyaan :
a) Struktur Piramid
Dengan menggunakan bentuk ini,penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.
Contoh :
- Bagaimana masalah yang Andaalami dengan firewall?
- Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan?
- Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ?
- Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingya akses internet?
b) Struktur Corong
Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaanumum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.
Contoh :
- Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?
- Departeman mana yang akanmengimplemantasikannya?
- Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs?
- Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website?
c) Struktur Berbentuk Wajik
Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik.
Contoh :
- Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan website secara gratis seperti yang Anda gunakan.
- Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di website untuk layanan ini.
- Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster.
- Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini.
- Apakah “cookies” merupakan suatu cara yang lebih baik untuk mengukur penggunaan tampilan situs?
Kelebihan teknik wawancara :
Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebasa dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan.
Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaanpertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.
Kekurangan teknik wawancara :
Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.
Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
Wawancara tidak selalu tepat untukkondisi-kondisi tenpat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan rmai.
Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.
JOINT APPLICATION DESIGN (JAD)
Pendekatan altrenatif untuk mewawancarai pengguna satu demi satu disebut JAD, yang dikembangkan oleh IBM. Latar belakang digunakannya.
JAD adalah untuk :
- Menyingkat waktu (sekaligus biaya)yang diperlukan dalam wawancara.
- Meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh.
- Menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem informasi baru sebagai hasil proses-proses yang partisipatif. JAD memerlukan beberapa keahlian khusus dari penganalisis serta kemampuan dan komitmen penuh dari pihak organisasi dan pengguna yang menggunakan pendekatan ini. Dalam situasi-situasi tertentu, JAD dapat menjadi sangat efektif dan dapat dianggap sebagai alternatif untuk beberapa metode tradisional yang digunakan untuk menganalisis sistem.
Sesi JAD terdiri dari berbagai partisipan :
Penganalisis
Sedikitnya satu penganalisis harus ada, namun biasanya penganalisis berperan pasif, tidak seperti wawancara tradisonal dimana penganalis mengontrol interkasi.
Pengguna
Delapan sampai dua belas penggunadapat dipilih dari berbagai tingkatan agar berpartisipasi dalam sesi JAD. Cobalah memilih pengguna di atas level bagaian administrasi yang dapat menyatakan informasi apa yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka serta apa yang mereka harapkan dari sistem yang baru.
Pihak eksekutif
Pemimpin sesi tidak harus seorang ahli dalam menganalisis dan mendesain sistem, melainkan seseorang yang memiliki kemampuan berkomunikasi yang mengagumkan untuk memfasilitasi interaksi secara tepat. Pertimbangkan seorang anggota departemen pelatihan yang bertindak sebagai pemimpin sesi.
Pengamat
Sesi JAD harus pula mencakup satu atau dua pengamat yang dapat berupa penganalisis atau ahli-ahli teknik dari area fungsional lainnya agar dapat memberi penjelasan teknis dan saran-saran kepada kelompok selama sesi berlangsung
Notulen
Seorang notulen atau penulis dari departemen SI dapat menyertai sesisesi JAD dan bertugas menulis segala sesuatu yang dilakukan. Pastikan bahwa penulis tersebut menerbitkan rekaman hasil-hasil JAD segera sesudah kelompok mengadakan pertemuan. Pertimbangkan memilih penulis kedua dari departemen pengguna. Kondisi-kondisi yang mendukung penggunaan JAD Berikut ini sejumlah kondisi yang membantu Anda memutuskan menggunakan JAD. Pertimbangkan untuk menggunakan JAD bila :
Kelompok pengguna gelisah dan menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk suatu masalah khusus.
Budaya organisasi mendukung perilaku penyelesaian masalah bersama antar pegawai dari level yang berbeda-beda.
Penganalisis memprediksi bahwa jumlah ide-ide yang dapat dihasilkan melalui wawancara empat-mata tidak sebanyak ide yang dihasilkan dari perluasan pengamatan kelompok.
Workfloworganisasi memungkinkan ketiadaan personil kunci selama waktu dua sampai empat hari.
Kelebihan penggunaan JAD untuk menjalankan wawancara tradisional :
Menghemat waktu wawancara tradisional empat-mata.
Memungkinkan perkembangan yang cepat. Pada wawancara pengguna tidak dapat dijalankan secara bertahap selama beberapa minggu atau bulan,perkembangan bisa berlanjut jauh lebih cepat.
Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi. Sebagai penganalisis, kita selalu berusaha melibatkan pengguna dan mendorong pengguna mengambil lebih dulu kepemilikan sistem yang kita rancang.
Pengembangan desain yang kreatif.
Kekurangan JAD :
JAD membutuhkan komitmen waktu sepenuhnya dari 18 sampai 20 partisipan.
Jika persiapan setiap sesi JAD tidak cukup memadai, atau bila laporan tindak lanjut serta dokumentasi untukspesifikasi-spesifikasi tertentu tidak lengkap. Sehingga hal-hal yang berhubungan dengan desain menjadi kurang begitu memuaskan.
Keahlian-keahlian organisasi dan budaya organisasi yang diperlukan tidak cukup dapat dikembangkan sehingga memungkinkan upaya-upaya bersama yang lebih produktif dalam menyusun JAD.
Prosedur dalam melakukan wawancara
a) Mempersiap wawancara
1. Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.
2. Utarakan maksud dari wawancara.
3. Aturlah waktu yang paling tepat supaya tidak menggangu kerja dari orang yang diwawancarai.
4. Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancar yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.
5. Buatlah suatu panduan wawancara ( interview guide ) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Interview guide adalah daftar pengecekan ( checklist ) dari pertanyaan – pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.
b) Melakukan wawancara
1. Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.
2. Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungan dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.
3. Menjelaskan peranan – peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.
4. Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.
5. Mintalah pendapat – pendapat atau ide – ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.
6. Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman – rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal – hal yang tidak sesuai.
7. Ucapkan terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.
B. Observasi
Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai cirri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga pada obyek-obyek alam yang lain. Dari proses pelaksanaan pengumpulan data.
Observasi dapat dibedakan menjadi participant observation(observasi berperan serta) dan non participant observation.
1) Observasi Berperanserta (participant observation), dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian.
2) Observasi Nonpartisipan, kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, maka dalam observasi nonpertisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengmat independen .
Selanjutnya dari segi instrumentasi yang digunakan, maka obervasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan observasi tidak terstruktur.
Observasi Terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, kapan dan di mana tempatnya.
Observasi Tidak Terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi.
Unsur-unsur ini meliputi :
a. Lokasi kantor
b. Penempatan meja pembuat keputusan
c. Alat tulis kantor
d. Properti seperti komputer dan kalkulator
e. Jurnal dagang dan koran
f. Pencahayaan dan warna
g. Cara berpakaian oleh pembuat keputusan
Kelebihan teknik observasi :
Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.
Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, penganalisis dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.
Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.
Kekurangan teknik observasi :
Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.
Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.
Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.
Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.
a. Petunjuk melakukan observasi
Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan :
1. Rencanakan terlebih dahulu obsevasi yang akan dilakukan, meliputi :
- Apa yang akan diobservasi,
- Dimana letak lokasi observasi,
- Kapan observasi akan dilakukan,
- Siapa yang melaksanakan observasi ini,
- Siapa yang akan diobservasi,
- Bagaimana melaksanakan observasi ini.
2. Minta ijin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang terlibat.
3. Bertindaklah dengan rendah hati (low profile).
4. Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung.
5. Kaji=ulanglah hasil obsevasi dengan individu-individu yang terlibat.
C. Quisiner
Kuesioner (angket) merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberri seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Ada pula prinsip penulisan angket :
1) Isi dan tujuan pertanyaan
2) Bahasa yang digunakan
3) Tipe dan bentuk pertanyaan
4) Pertanyaan tidak mendua
5) Tidak menanyakan yang sudah lupa
6) Pertanyaan tidak menggiring
7) Panjang pertanyaan
I. Tipe dari daftar pertanyaan
Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas ( free format ) dan format pasti (fixed format ). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.
1. Daftar Pertanyaan Format Bebas : berisi dengan pertanyaan- pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan.
2. Format Pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pastidengan memilih jawaban tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk di tabulasi dan di isi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.
a. Check-off questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.
b. Yes/No Questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.
c. Opinion/choice questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.
II. Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan
1. Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang ingin dikumpulkan.
2. Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.
3. Tuliskan pertanyaan pertanyaan yang akan diajukan.
4. Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlbih dahulu.
5. Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.
Kelebihan teknik kuesioner :
Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.
Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.
Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak.
Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.
Kekurangan teknik kuesioner :
Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.
Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.
Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan obeservasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel.
Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.
BAB VI
DESAIN SISTEM
1. Arti Desain Sistema. Tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem
b. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
c. Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
Menurut John Burch dan Garry Grudnitski dalam buku Analisa dan Desain, Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur adalah : "Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.”
Dari definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa desain sistem adalah tahapan berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan dengan menyatukan beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh untuk memperjelas bentuk sebuah sistem.
2. Tujuan Desain Sistem
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuannya lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.
3. Tekanan-tekanan Desain
Tekanan-Tekanan Desain adalah tekanan-tekanan yang harus dipertimbangan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena sasarannya. Perancang sistem informasi harus memperhatikan sejumlah Tekanan-Tekanan Desain yang mempengaruhi kerjanya, yaitu :
a. Kualitas dan kegunaan informasi
b. Kebutuhan-kebutuhan sistem
c. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data
d. Faktor-faktor organisasi
e. Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas
f. Faktor-faktor manusia
g. Kebutuhan-kebutuhan
Kualitas dan kegunaan informasi
Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu tepat waktunya, (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relavance).
Kebutuhan – kebutuhan sistem
a. Keandalan : menunjukan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan.
b. Ketersediaan : berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user.
c. Keluwesan : menunjukan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan – kebutuhan user yang berubah.
d. Kemudahan diperlihara : Setelah sistem diterapakan, maka sistem harus dipelihara misalnya hal-hal yang tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus dipenuhi dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum harus dilakukan.
Kebutuhan – kebutuhan pengolahan data
a. Volume : menunjukan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu periode waktu tertentu.
b. Hambatan waktu pengolahan : menunjukan jumlah dari waktu yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.
c. Permintaan perhitungan : merupakan model-model matematika yang harus diterapkan sebagai informasi dapat dihasilakan sesuai dengan yang diiinginkan oleh user.
Faktor – faktor organisasi
a. Sifat organisasi : untuk mengidenfikasi dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali perlu dipahami adalah sifat fungsi tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi.
b. Tipe organisasi : dapat dikatagorikan sebagai berikut:
o Organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggung jawab untuk area fungsi tertentu, misal produksi, marketing dll.
o Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggung jawab terhadap semua fungsi dalam divisinya.
o Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggung jawab bersama terhadap suatu fungsi dalam suatu proyek. Untuk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan informasinya juag berbeda.
c. Ukuran organisasi : semakin besar ukuran organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan.
d. Struktur organisasi : juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Contoh : tanggung jawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggung jawab depatemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggung jawab departemen pembelian pada organisasi yang lain. Pada departemen produksi biasanya membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya. Sedangkan pada departemen pembelianlebih membutuhkan informasi. Mengenai harga dan pemasok.
e. Gaya manajemen : terdapat 2 gaya manjemen tersebut yaitu :
o Gaya manajemen yang Otokratik lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized).
o Gaya manajemen yang Demokratik lebih senang dengan sistem informasi yang tersebar (decentralized).
Kebutuhan – kebutuhan biaya-efektivitas
Desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang dihasilkan.
Faktor – faktor manusia
Analis sistem harus mencoba untuk dapat mendesain sistem yang dapat diterima oleh semua pemakainnya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saja. Sistem informasi yang didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapat sistem informasi dengan user interface yang baik dan dapat meningkatkan produktifitas pemakainya.
Kebutuhan – kebutuhan kelayakan
Lima macam kelayakan harus tetap diperhitungkan dalam desain sistem informasi yaitu:
a. Kelayakan teknik
b. Kelayakan ekonomi
c. Kelayakan jadwal
d. Kelayakan operasi
e. Kelayakan hukum
Walaupun kelayakan –kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan sistem, tetapi dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan sistem mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.
